簡単なNotes移行フローとNotesアセスメントの重要性・チーム作業効率を分かりやすく解説

Notesアセスメントの重要性と作業効率について

 Domino/Lotus Notesは開発しやすく性能が良いプラットフォームですが、バージョンアップ費用が高額なため、バージョンアップが先延ばしにされてきました。
しかし、2000年代以降、Lotus Notesのサポート切れが起こったため、世界中でLotus Notesから新しいプラットフォームへの移行作業が実施されています。

通常、Notes移行作業は以下の手順で実施されます。

⒈アセスメント　　→　　⒉要件定義・設計　　→　　⒊移行実施

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アセスメントを行う理由とは？

• 見積作成時に、データベース数・フォーム数・ビュー数・LOC・複雑度など現行の環境の規模を評価することが必要。
• データベースの複雑度、ワークフローの有無などで区分し、移行計画を策定可能。
• 現行環境の規模から移行先の規模（ディスクサイズ、ユーザー数など）を判断可能。
• 未使用のデータ等を抽出可能。（例：1年以上更新がないデータベースなど）
• 不要な機能を取り除き、移行費用を　削減可能。
• 評価結果から移行先（SharePoint Online、SharePoint On-premisesなど）を決定可能。
• アセスメント結果から移行作業に正確なコスト見積を算出可能。

アセスメントフローについて

通常はLotus Notesを使用しているのは大企業のため、データベース数（NSFファイル）が数千～数万件となります。これに対し、アセスメントを2段階の【事前アセスメント】と【詳細アセスメント】に分けます。

・事前アセスメントでは、未使用のデータベースを取り除き、各データベースサイズ、データベース単位で移行作業の範囲を確定します。 これにより早く概算見積を作成できます。
・詳細アセスメントでは、各データベースを分析し、事前アセスメントの結果を確認、不要な機能を取り除き、同様なデータベースを1つのテンプレートにして開発費用を削減できます。
アセスメントの最終結果は正確性の高い提案書となり、移行案件でも見積リスクを減らすことが可能です。

Coibumi Notes Assessmentツールのご紹介

上記の通り、事前アセスメントでは、データベース数が多いため手動で実施すると、時間と費用が非常にかかります。その労力と時間に対する課題解決のために、弊社ではNotes移行案件をサポートする「Coibumi Notes Assessmentツール」を開発しました。
本ツールへのインプットすることでローカル側もサーバー側もサポートできます。
アウトプットには3つの行程があります。

①データ抽出：アクセス制御リスト、添付ファイルを出力し、それを元にユーザー数、添付ファイルサイズが分かります。（下図）

②レポート：各データベースが分析され、詳細情報が分かります。例：フォーム数、フィールド数、アクションリスト、ビューリスト、年度別のデータ量、ワークフロー有無など（下図）

これらを元に概算見積書を作成できます。

③ 設計：開発者がデータベースを分析するには、NSFファイルが必要です。ただし、NSFファイルには個人情報があり、第三者へ情報を提供すると情報漏洩の可能性が生じます。
そのため、本ツールでデータ・権限の情報を取り除き、詳細アセスメントのための設計とソースコードのみを複製します。

＜ツール利用のメリットとは？＞

1. Notes移行案件の時間とコストを削減
2. お客様が移行作業の範囲について、迅速に決定可能
3. 見積書の正確性が向上
4. 分析結果で適当な移行計画が立案可能

分かりやすい移行作業行程イメージ

引っ越し＝データ移行？①

技術は常に変化し続けており、それに伴い移行サービスも成長し続けています。 では、移行サービスとは？との疑問に、簡単にお答えすると「引っ越し」と似ていると言えます。

あなたが、古い家に住んでいると想像してみてください。新しい家に引っ越したい場合には、2つの作業工程があります。

1. 新居を選択/設計し、構築する　→　設計
2. 古い家から新居に家具等（データ）を運ぶ → データ移行

引っ越しする際、自分でトラックを借り、運ぶこともできますが大変手間がかかります。そのため皆さんは引越業者と契約し、全てを委託するでしょう。考え方はそれと同じです。

引っ越し＝データ移行？②

下図は、データ移行の際の通常の移行作業フローです。

引っ越しとデータ移行を絡めながらお話しすると、引越業者が引っ越し前に依頼主の家へ行って荷物量や作業量と運び方を判断し、見積書を作成/提示します。
この時、データ移行の場合、移行作業の見積作業は、当社NotesアセスメントツールのCoibumi Notes Assessmentにて実施します。このツールが現行環境の規模を分析し、見積書を作成してくれます。

実際の移行フロー

分析して作業範囲や内容を決定した後、引っ越し後の次のステップとして、デザイン・レイアウト、セキュリティ、依頼主の希望によりカスタマイズ内容を満たすように新居の設計を行います。
当社の豊富な経験を持つ技術者により、ご希望通りに設計/開発が可能です。
弊社のSharepoint移行チームについてはこちらをご参照ください。

新居を構築した後、次は引っ越しです。
家具などを運ぶ必要があります。引っ越し実施の為には、運搬用の「トラック」が必要になります。弊社ではそのトラックでの移行作業にはCoibumi Data Migrationツールを使います。

▶︎弊社のSharepoint開発サービスについてはこちら
→SharePoint開発・移行｜SharePointを活用した業務体制の開発や、SharePointへの移行（マイグレーション）を、オフショア開発による最適コストと安心の品質でお届けしています。

しかし、忘れてはいけないのは、運搬「トラック」だけでなく、トラック運転手や引っ越し業者スタッフも必要となる点です。彼らがデータ（家具や荷物などを）破損させないよう保障します。

当社では、最初から最後まで引っ越しを全ておまかせ頂く引っ越しサービス（マイグレーションサービス）を提供しております。
お客様のご希望に対応すべく、高スキル技術者がお待ちしております。当社には、これまでの蓄積された経験、ツール、高スキルの技術者などの準備ができています。

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＜移行ツール＞Coibumi Data Migration

最後に当社のNotes/SharePointなどのグループウェアを短時間・低コストで他のグループウェアなどへマイグレーションするデータ移行ツールである、Coibumi Data Migration(以下、CDM) についてのご紹介をしようと思います。

CoibumiDMの特徴

現在、様々な移行ツールが世の中にありますが、CDMにはいくつかの特徴があります。

1. データ加工が強い
2. 差分可能ので、ダウンタイムの短縮
3.  コスト削減 未使用のデータ等を抽出可能。（例：1年以上更新がないデータベースなど）

複数グループウェア移行可能

これらについて以下で詳細の説明をしていきます。

※１: 現在未サポート（要相談）

①データ加工

コウェルのCDMは、移行元から各種データを抽出後、一旦サイト構築情報をExcelファイルへ、移行するデータベース情報をSQL Serverへ格納することで、移行先のサイト構築処理とデータ移行処理を別々の工程で行う方式を採用しました。
中間データベースにデータを抽出するので、簡単にデータ加工が実施できます。
例えば、元の環境に３つのフィールド（年、月、日）が存在し、移行後に１つのフィールドに合わせたい場合、他のツールでは無理ですが、CDMでは簡単に処理が可能です。

②ダウンタイムの短縮

移行データの量が多い場合は、1回の移行ではデータ移行に時間がかかり数日のダウンタイムが発生してしまいます。しかしこのCDMでは、移行作業を2回に分けた差分移行を行うことでダウンタイムの短縮が可能です。

1回の作業でのデータ移行（ダウンタイムが長い）

移行作業を2回に分けた差分移行（ダウンタイムが短い）

③コスト削減

他の移行ツールは、データベースのサイズ等により、ツール単価が決まるものが多いですが、CDMは、データベース容量課金ではありません。1PCあたりの単価になりますので、ツール単価費用も抑えることが可能です。

④複数グループウェア移行可能

Coibumi(CO-WELL Information Business Migration)は、グループウェアのマイグレーションを支援するソフトウェア群です。SharePoint開発サービスと組み合わせてご利用いただくことで短期間・低コストでマイグレーションを実現します。
Coibumiには、

①Notes/DominoからSharePointへのマイグレーションに必要なアセスメント作業を短時間で実現できる＜Coibumi Notes Assessment＞
②各アプリケーション間のデータ移行ツール（Notes/SharePointからのデータ移行を効率的に行える）＜Coibumi Data Migration＞

の2つがあります。

おわりに
今回は簡単なNotes移行フローとNotesアセスメントの重要性・チーム作業効率についてご紹介しました。
本記事がNotes移行を検討される上で少しでも参考になれば幸いです。

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